Unimontes participa de Fórum da Secretaria Estadual de Cultura sobre Gestão de Documentos

Foi apresentado Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos ao Arquivo Público Mineiro

No dia 24 de outubro de 2024, a Diretoria de Documentação e Informações da Unimontes participou IV Fórum Estadual de Gestão de Documentos promovido pela Secretaria de Estado de Cultura e Turismo e realizado pelo Arquivo Público Mineiro, na Cidade Administrativa, em Belo Horizonte.

O Fórum teve como objetivo reunir os servidores e gestores, em especial, os integrantes das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs) dos órgãos e entidades do poder executivo estadual para debater questões relativas à atuação desses grupos para que realizem a adequada gestão dos documentos da administração pública de Minas Gerais.

Durante o evento foi assinado um acordo de cooperação técnica para elaboração dos instrumentos de Gestão de Documentos do Sistema Estadual de Saúde e das Unidades Hospitalares. O servidor, Rogério de Jesus Oliveira, da Diretoria de Documentação e Informações representou a Universidade no encontro.

O evento foi, também, transmitido pelo You Tube, viabilizando a participação dos outros integrantes da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, servidores, estagiários e bolsistas de Iniciação Científica da Unimontes e interessados em geral, com participação de profissionais de diversos estados do Brasil.

“Esse evento é fundamental para as instituições estaduais, pois o Arquivo Público Mineiro apresentou proposições, bem como experiências de órgãos que executam a gestão documental por meio da elaboração do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, possibilitando administrar os documentos produzidos e recebidos em seus variados suportes, ou seja, todo e qualquer local onde a informação foi registrada, podendo ser em papel, microfilme, bits, papel fotográfico, película videográfica, plantas, mapas, dentre outros”, disse a servidora da Unimontes, Filomena Luciene Cordeiro Reis.

O conhecimento e a definição de regras para todos os órgãos mineiros é importante para garantir a guarda e eliminação adequada de documentos, após cumprimento dos prazos estabelecidos pelas legislações. Com isso, as informações ficam mais organizadas; com acesso rápido a qualquer registro da instituição; redução de gastos com recursos humanos, materiais de consumo e permanente e espaço físico.

A Unimontes já possui seu Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo disponível no Arquivo Público Mineiro para apreciação e validação, demonstrando preocupação e cuidado com seu acervo arquivístico.